Школа бібліографа. ПЕРЕОБЛІК БІБЛІОТЕЧНОГО ФОНДУ: ПРОДОВЖЕННЯ.

Пройшов етап підготовки до переобліку: звірені всі акти за минулі роки і виведені з облікових документів, прораховані примірні витрати часу на звірку фонду, в ЦМБ повернута література, яка була отримана по ВСО у відділі книгозбереження і не належить філії, відокремлена подарована література, є необхідна канцелярія та ін. Тепер приступають до основного етапу переобліку книжкового фонду.

ЧАСТИНА 2: Основні способи перевірки фонду
У ббліотечній  справі існують декілька способів перевірки фонду, на всіх зупинятись не будемо, проаналізуємо ті, які переважно практикуються у ВМ ЦБС.

НА ЗАМІТКУ: Перевірку фондів у ВМ ЦБС рекомендовано проводити шляхом безпосередньої звірки книг з контрольними талонами ( книжковими формулярами, індикаторами).які є у філії, а надалі – з інвентарною книгою та індикаторами в ЦБ.

Перевірка фонду за допомогою індикаторів (книжкових формулярів), які є в наявності і зберігаються у певному структурному підрозділі. За умови, що книжкові формуляри ведуться регулярно, постійно  поповнюються на всі нові надходження, зберігаються у спеціальній картотеці і, як правило,  відповідають індивідуальному обліку фонду за картотекою індикаторів (книжкових формулярів),що є в ЦМБ. Всі дані для індикатора в бібліотеці-філії отримують безпосередньо з титульної сторінки кожної книги, а якщо книга знаходиться у читача — з її книжкового формуляра.

ТЕХНОЛОГІЯ

Перевірку фонду здійснюють два працівники: один знімає документ з полиці, називає інвентарний номер і прізвище автора або перше слово назви (за авторським знаком). Другий — знаходить у картотеці книжковий формуляр (індикатор) з необхідним номером і при збігу даних переставляє його у вертикальне положення, попередньо відмічає олівцем певного кольору.

 На перевіреному документі ставлять відмітку (прийняту за основу у поточному році +,v, п. та ін.) і потім  повертають на місце.

Після того, як відбувся переоблік наявного фонду, бібліотеку закривають на декілька днів. У цей період за даними читацьких формулярів береться на контрольні талони решта документів, видана читачам додому.

 НА ЗАМІТКУ: Слід пам'ятати про те, щоб не лишилися пачки неперевірених книг, відкладених для ремонту та вилучення.

Перевірка за допомогою контрольних талонів (за відсутністю в певному структурному підрозділі готових книжкових формулярів).
Суть її полягає в тому, що на кожний примірник книги чи іншого видання заповнюється талон, розмір якого — 1/2 каталожної картки. На контрольному талоні вказують такі дані: інвентарний номер (у правому верхньому кутку), шифр книги (у лівому верхньому кутку), прізвище автора, два перших слова назви ( відповідно до авторського знаку), номер тому, місце та рік видання, вартість. Талони пишуться безпосередньо з документів, що стоять на полицях (відомості беруться з титульної сторінки). Потім їх розставляють у відповідності з інвентарними номерами в горизонтальному положенні. Через кожні 500 талонів ставлять роздільники, на яких зазначають інвентарні номери. Звіривши талони з наявним фондом та читацькими формулярами - планують продовження звірки у відділі комплектування ЦМБ.

Контрольні талони зберігають у філії до наступного переобліку, коли знову проводять звірку, дописують талони на нові видання, виймають ті, що залишилися в горизонтальному положенні, бо саме вони свідчать про відсутність видань у бібліотеці. Такий спосіб дає змогу прискорити перевірку, бо написання талонів можна здійснити заздалегідь на підготовчому етапі і бібліотеку під час перевірки не зачиняти.

НА ЗАМІТКУ: У випадку певних непорозумінь:
- не той номер,
- не ті вихідні дані,
- відсутній індикатор, а книга є в наявності та ін.-
все це потім виявляється додатково в т ч при опрацюванні певних джерел індивідуального обліку у відділі комплектування ЦМБ:
- "Опис інвентарних номерів",
- Обліковий каталог
- Інвентарні книги
- а також за допомогою контрольних талонів, які звіряють потім з "Описом інвентарних номерів", а в певних випадках і з обліковим каталогом.

Наступний етап.

Коли всі можливі варіанти з пошуку літератури, яка не пройшла переоблік, завершені, працівники бібліотеки - філії приїжджають до відділу комплектування і обробки літератури ЦМБ з контрольними талонами або книжковими формулярами (ті, що пройшли і не пройшли переоблік) . Позначку про перевірку фонду з талона переносять у відповідні форми обліку документів: спочатку в інвентарні книги і картотеку індикаторів (+,v, п. або іншим кольором та ін.) відповідно - а потім — в обліковий (працівники ЦМБ) або абетковий каталог ( бібліотекарі у власній філії)  Після заходів щодо їх розшуку, за цими талонами складають список відсутніх документів.