Школа бібліографа.Частина І: Шлях нової книги в бібліотеці.

   

Працівники бібліотек ВМ ЦБС намагаються впроваджувати в роботу своїх структурних підрозділів нові форми і методи роботи. Але існують певні правила, інструкції, керівні матеріали, які повинні беззаперечно виконуватись в бібліотеці на кожному робочому місті. Провідні спеціалісти ЦМБ відмічають, що почали повторюватись помилки у заповненні окремих облікових форм. Назріла необхідність відновити, нагадати про ці документи не тільки бібліотекарям, які мають значний стаж роботи, але і новоприбулим працівникам, адже своя специфіка у їх оформленні існує і у практиці роботи ВМ ЦБС.

Частина 1: ШЛЯХ КНИГИ У ВІДДІЛІ КОМПЛЕКТУВАННЯ І ОБРОБКИ ЛІТЕРАТУРИ ЦМБ.

Перший відділ, куди попадає нова книга і де вона закінчує своє життя по обліковим документам - відділ комплектування та обробки літератури.

Цей відділ був створений на першому етапі організації централізованих бібліотечних систем. Серед завдань, які в т. ч. стоять перед відділом комплектування та обробки літератури – звільнити працівників відділів обслуговування центральних бібліотек та бібліотек-філій від рутинної, механічної роботи з обліку та обробки літератури, щоб вивільнити час на творчу, плідну роботу з користувачами бібліотек.
Проходження книги у відділі комплектування являє собою низку операцій, а саме:
- Прийом літератури,
- Її сумарний облік,
- Індивідуальний облік,
- Технічна обробка книги,
- Наукова обробка літератури та каталогізація,

- Розподіл видань по структурним підрозділам

                                  Прийом літератури

Література, яка поступила до бібліотеки, приймається згідно супроводжуючого документу, записи якого звіряються з назвами, кількістю та вартістю цієї літератури. Супроводжуючі документи після оформлення передаються під розпис в бухгалтерію, яка враховує загальну кількість та балансову вартість літератури, одержаної бібліотекою.

                                   Технічна обробка літератури

Одержана література повинна бути проштемпельована. Бібліотечний штемпель містить тільки назву «Центральна міська бібліотека м. Вінниця». Штемпель ставиться на середині зворотної сторони титульної сторінки та на 17-ій сторінці у лівому нижньому куті. За відсутності титульної сторінки штемпель ставиться на першій сторінці тексту, під заголовком.

НА ЗАМІТКУ: Отримуючи нову літературу, відповідальна особа має проставити на кожному примірнику затверджену назву свого структурного підрозділу, бібліотеки-філії та порядковий номер примірника. Наприклад: отримали три примірники однієї назви, тому біля інвентарного. номера ставимо позначки від 1 до 3: №102396 -1, №102396-2, №102396-3.

На зворотній стороні обкладинки наклеюється кишенька. Далі, згідно з бібліотечним описом книги, оформлюється книжковий формуляр, який вкладається у кишеньку.
Він є основою для картотеки індикаторів, що зберігається в відділі комплектування та обробки літератури і дублюється у кожній бібліотеци-філії. Книжкові формуляри розставляються за інвентарними номерами і є допоміжним елементом при проведенні переобліків та для уточнення бібліографічних даних певного видання.
                            Облік отриманої літератури

  Сумарний облік.

         

У "Книгу сумарного обліку бібліотечного фонду" записується кожна партія літератури, що приймається в бібліотеку згідно з одним документом. Черговий запис робиться на одній лінійці та одержує свій порядковий номер. Нумерація партій літератури, що надходить в бібліотеку, щорічно починається з № 1.

У запису кожної партії книг розрізняють дві частини:

               

1. Характеристика книг в цілому – дата запису, порядковий номер, джерело надходження, супроводжуючий документ, загальна кількість літератури, загальна вартість.
2. Розподіл літератури за її змістом, видом видань та мовою. У частині 2 сумарного обліку вказуються також причини вибуття.

                  
По закінченню року підводяться загальні підсумки надходження та вибуття літератури, які переносяться в частину 3 книги сумарного обліку та визначають наявність фонду на початок наступного року.

                       

НА ЗАМІТКУ: У кожній бібліотеці-філії ведеться своя "Книга сумарного обліку бібліотечного фонду". Записи у цій Книзі повинні повністю співпадати з даними, які зазначені у відповідних Книгах сумарного обліку відділу комплектування та обробки літератури та з формами щорічної державної статистичної звітності: Форма № 6-НК , електронна система моніторингу мережі публічних бібліотек України (ЕСМаР).

Індивідуальний облік
Індивідуальний облік являє собою опис усього бібліотечного фонду, складеного у порядку надходження літератури. Формою індивідуального обліку фонду в відділі комплектування та обробки літератури. ВМ ЦБС є обліковий каталог, «Журнал реєстрації карток облікового каталогу» та книжкові формуляри (індикатори).

                    

                   

НА ЗАМІТКУ: У бібліотеці-філії основою індивідуального обліку фонду є також власна картотека книжкових формулярів (індикаторів) та абетковий каталог. 

              Наукова обробка літератури та каталогізація
1. Усі друковані видання, що потрапили до бібліотеки, підлягають науковій обробці.
2. При класифікації друкованих видань використовується:
- «Універсальна десяткова класифікація: допоміжні та основна таблиця»
3 Визначення авторського знаку ведеться за таблицями Л.Б.Хавкіної.
4 Бібліографічний опис ведеться із застосуванням автоматизованої бібліотечно-інформаційної системи „ІРБІС”, відповідно до ДСТУ ГОСТ 7.1:2006 «Бібліографічний запис, бібліографічний опис. Загальні вимоги та правила складання»

НА ЗАМІТКУ:  В усіх облікових документах відділу комплектування та обробки літератури, зокрема  «Журнал реєстрації карток облікового каталогу», книжковий формуляр (індикатор) та ін.- запис окремого видання завжди здійснюється з авторського знаку а таблицями Л. Б. Хавкіної. Тому в усіх інших випадках - заповненні формуляра користувача, складанні актів на передачу, списання літератури та ін. - необхідно запис проводити також з першої літери авторського знаку.