ПЕРЕОБЛІК ФОНДУ. ЗАВЕРШЕННЯ

Після проведення безпосередньої перевірки фонду, не пізніше як через 15 днів підбивають її підсумки і складають відповідний акт. Якщо наслідки перевірки не своєчасно оформлені актом, вона фактично втрачає своє значення.

На документи, не виявлені на всіх етапах перевірки складають картотеку, використовуючи контрольні талони або книжкові формуляри (індикатори), Після ліквідації помилок і знаходженні книг в облікових документах ставлять помітку про перевірку, в т.ч. і на книзі.

На основі картотеки складають два списки на вилучення документів:

- до централізації 

- після організації централізованої бібліотечної системи, 

Вони додаються до акта про перевірку: Згідно останніх інструкцій список повинен бути на суму не більше 2500 тис. грн.

НА ЗАМІТКУ: Для того, щоб зрозуміти, як і чому списки складаються певним чином, треба знати особливості індивідуального обліку книг у різні періоди часу згідно певним рішенням та інструкціям вищих органів влади:

1.До централізації ( до 1974-1976 р. р.) кожна бібліотека вела окремий облік в інвентарній книзі. Запис здійснювався по номерам від меншого до більшого (переважна більшість власних інвентарних книг філій закінчувалась 5-значними числами, наприклад, 97 438).

2. Під час процесу об´єднання окремих бібліотек міста в єдину ЦБС нові надходження записувались в інвентарні книги ЦМБ починаючи з 6-ти значного номера – 100 000. (1974-1977 р.р.)

3.З 1978 року відповідно до нових інструкцій весь облік почався з №1 за книжковими формулярами (індикаторами), які і по теперішній час оформляються і зберігаються у відділі комплектування та обробки літератури ЦМБ. Облік брошур до 48 сторінок (а це в т. ч. і дитячі книги) обліковувались за алфавітом автора та назвою.

4. Останні зміни в індивідуальному обліку книг відбулись з 2008 року, коли всі брошури почали обліковувати також за номерами.

НА ЗАМІТКУ: Відповідно до вище сказаного для того, щоб вчасно вилучити недостачу з облікових документів і відбувається написання списків:

- Перший список недостачі (видання до 1976-1977 р.р., до централізації) оформлюється за інвентарними номерами (від меншого до більшого), у кінці цього списку - 6-ти значні номери з книгами, які видані до 1978 року.

- другий список книг, які видані з 1978 року, оформлюються також за інвентарними номерами (від №1 до більшого).

- окремо – друковані видання без номерів - за алфавітом авторів та назв.   

 
                               СПИСОК КНИГ ДО АКТУ (ПРИКЛАДИ)

№ п/п	Інвентарний номер	Автор, назва	Відділ ББК/ УДК	Рік видання	Ціна	За мовами	Примітки
		ДО ЦЕНТРАЛІЗАЦІЇ
1.	3897	Український правопис	811	1964	0.50	укр.
2.	12086	Поради для	304	1971	0.30	укр.
3.	92513	Баюрко Н. Методичний	373	1976	1.94	укр.
4.	125374	І сценарист, і режисер	792	1977	4.00	укр.
5	254095	Ходить сонце	39	1978	0-40	укр.
		ПІСЛЯ ЦЕНТРАЛІЗАЦІЇ
1.	965	Сучасний російсько-український	811	1978	1.20	укр.	.
2.	18297	Жайворонок В.В.Велика	811	1985	1.50	укр.
3.	41396	Симонов К. Живые	82	1976	2.00	рос.	Заміна загублених
4.	109361	Словник іншомовних	811	2017	44.0	Укр.

Наслідки перевірки голова комісії оформлює актом певної форми в двох примірниках. В акті комісія також робить висновки щодо правильності організації зберігання фонду в бібліотеці, стану ведення його обліку та видачі, дотримання інструкцій та розпоряджень із цього питання. За її поданням акт обговорюється на раді при дирекції, підписується директором ЦБС. Після затвердження, перший примірник акта лишається у відділі комплектування та обробки, а другий передається в бухгалтерію. Не виявлені видання виключають із облікових документів. а відомості про них вилучають із каталогів та картотек.
У випадку необхідності за наслідком перевірки директор ЦБС видає наказ, в якому зазначає заходи щодо усунення виявлених недоліків в організації обліку, зберігання та використання фонду, вказує конкретних винуватців та їх стягнення. Результати перевірки доводять до відома всіх членів колективу на виробничій нараді.

У разі необхідності недостача друкованої продукції що більша за 2500 грн. розбивається на частки, які працівники бібліотеки заміняють новими, подарованими виданнями протягом визначеного часу.

НА ЗАМІТКУ: Перевірка фондів проводиться відповідно до 

«Типової інструкції про порядок списання матеріальних цінностей з балансу бюджетних установ», зареєстрованої в Міністерстві юстиції України 5 вересня 2001 р. за N 787/5978 зі змінами та доповненнями.

Рішення міської ради № 834 від 06.07.2012 р. "Про затвердження Положення про порядок списання матеріальних цінностей з балансу бюджетних установ, що утримуються за рахунок коштів міського бюджету м. Вінниці".