Планова або позачергова перевірка фонду конкретного структурного підрозділу здійснюється відповідно до перспективного плану проведення переобліків та за наказом директора ЦБС.
До складу комісії з перевірки входять до п'яти осіб : працівники бібліотеки-філії, як основні матеріально відповідальні особи за стан збереження книжкового фонду, голова комісії, який спільно з іншими:
- складає календарний план перевірки книжкового фонду,
- знайомиться з документацією по обліку,
- здійснює контроль за проведенням усіх необхідних підготовчих заходів,
- розраховує працезатрати,
- здійснює інструктаж учасників перевірки,
- слідкує за якістю та строками проведення перевірки,
- підбиває підсумки за наслідками перевірки.
Вся робота від організації до підведення підсумків переобліку фонду, як правило, займає 1-1,5 року. Тому, виходячи з практики його проведення та з урахуванням типових проблем, які виникають у бібліотечних працівників, пропонуємо дані рекомендації. Вони будуть представлені у декількох частинах.
ЧАСТИНА 1: ПІДГОТОВЧИЙ ПЕРІОД
За два – три місяці до початку переобліку в бібліотеці:
- Упорядковують приймання книг, отриманих від читачів замість загублених.
- Комісія перевіряє наявність та правильність і своєчасність записів у документах індивідуального обліку фондів:
• інвентарних книгах,
• стан збереження індикаторів на книги у відділі комплектування,
• контрольних талонів за їх наявності у окремій бібліотеці.
- Члени комісії переглядають:
• акти на вибуття документів за останні 3-5 років,
• акти попередньої перевірки,
• облік книг, одержаних по МБА та внутрісистемному обміну,
• встановлюють обсяг фонду, що є в наявності до початку перевірки.
- Після цього проводять підготовчу роботу з фондом:
• перевіряють точність розстановки, наявність формулярів.
• дбають про те, щоб повернуті читачами друковані видання до початку перевірки були розставлені на полицях.
• перед плановою перевіркою фонд максимально звільняють від застарілих, дублетних, непрофільних та зношених документів.
- Завчасно готують папір, бланки або зошити для обліку роботи, картки для контрольних талонів, скриньки або коробки для них, номерні роздільники, кольорові олівці, фломастери тощо.
- Підготовчий період завершується інструктажем членами комісії працівників бібліотеки, які братимуть безпосередню участь у перевірці. Ведеться облік роботи кожного працівника, що сприяє оперативності і точності її виконання.
- Для розрахунку і контролю трудовитрат під час проведення перевірки бібліотечного фонду ЦБС використовують наведені вище норми часу.
НА ЗАМІТКУ:
Типові норми
часу на основні процеси бібліотечної роботи
ЗАТВЕРДЖЕНО:
|
Номер норми |
Назва процесу, операції. |
Одиниця виміру |
Норма часу |
|
1. |
2. |
3. |
4. |
|
|
Інвентаризація бібліотечного фонду |
|
|
|
1. |
Написати контрольний талон на документ, наявний у фонді. Зазначити на
ньому інвентарний номер, шифр, прізвище та ініціали автора, заголовок, рік,
місце видання, ціну, місце збереження. Зробити позначку на документі,
відповідно до прийнятого методичного рішення, щодо організації та проведення
інвентаризації |
один |
2 хв |
|
2. |
Опрацювати читацькі
формуляри та абонентів МБА, ВСО: написати контрольні талони |
один талон |
1 хв |
|
3. |
Звірити контрольні
талони з обліковими формами, внести необхідні дані згідно п. 1 |
один талон |
5 хв |
|
4. |
Розкласти
контрольні талони за формами облікових документів: інвентарна книга,
обліковий каталог, описи. Проставити розпізнавальний знак |
один талон |
30 с |
|
|
Розставити
контрольні талони: |
|
|
|
5. |
за інвентарними
номерами |
один талон |
15 с |
|
6. |
за алфавітом
прізвищ авторів або заголовків |
один талон |
25 с |
|
7. |
Звірити контрольні
талони з формами облікових документів: інвентарна книга, обліковий каталог,
описи. Зробити відповідну позначку на талоні та у формі облікового документа |
один талон |
30 с |
|
8. |
Переглянути форми
індивідуального обліку бібліотечного фонду. На документ, що не пройшов
інвентаризацію, виписати контрольний талон |
один |
1 хв 5 с |
|
9. |
Розшук документів, що не пройшли інвентаризацію |
один |
5 хв |
|
10. |
Скласти список відсутніх документів, що були виявлені в
результаті інвентаризації |
одна назва |
1 хв 30 с |
|
|
Вилучення документів з фонду
|
|
|
|
|
Відібрати документи з метою вилучення
з фонду як:
|
|
|
|
11. |
непрофільні,
надмірної дублетності |
один |
4 хв |
|
12. |
застарілі за
змістом |
один |
4 хв |
|
13. |
зношені |
один |
1 хв |
|
14. |
Розкласти документи
відповідно до причини вилучення, звірити з книжковим формуляром (для тих
бібліотек, в яких ведуться книжкові формуляри) |
один |
30 с |
|
15. |
Підібрати книжкові
формуляри на документи за інвентарними номерами або алфавітом, а на
періодичні видання – за роками та номерами |
один формуляр |
40 с |
|
16. |
Підготувати «Опис
на вилучення з бібліотеки...» документів. |
одна позиція |
30 с
|
|
17. |
Оформити акт на
вилучення документів (кількість, вартість, причина списання) |
один акт |
1 год |
|
18. |
Погасити інвентарний номер і штемпель бібліотеки на документі |
один |
36 с |
|
19. |
Підготувати списані
документи для передачі в обмінний фонд, для здачі в макулатуру або їх
ліквідацію (зв’язати у пачки) |
одна пачка |
5 хв |
Коментарі
Дописати коментар